Preguntas Frecuentes Administrativo OTEC / Empresa
Unidad II: Configuración de Cursos

¿Qué hacer si mis cursos inician hoy y no están cargados?

Consulte al OTIC o empresa si han sido comunicados, cuando y con que ID de acción o número de registro único. Recuerde que la carga de cursos se realiza luego de ser comunicados y aprobados por SENCE. Si el curso ya fue comunicado al menos el día anterior, contacte a la línea de soporte enviando:
• RUT OTEC / Empresa
• Fecha de comunicación del curso
• Incluya ID de acción , código SAP o código del curso.

¿Qué hacer si el curso viene con información errónea o faltante?

Contacte a la línea de soporte enviando:
• RUT OTEC / Empresa
• Fecha de comunicación del curso
• ID de acción, código SAP o código del curso
• Datos erróneos o faltantes

¿Qué hacer si los relatores o alumnos no corresponden o faltan en la lista?

El administrativo OTEC / Empresa puede actualizar relatores y alumnos en el módulo de visualización > Escoger curso > lengüetas : Instructores o Alumnos > Agregar o usar el basurero para eliminar.

NOTA: El cambio de relator en LCE está autorizado solo para FRANQUICIA y FORMACION PARA EL PUESTO DE TRABAJO y debe seguir pasando por el procedimiento administrativo habitual independiente de que lo cambien directamente en LCE.

Pueden hacer el cambio en paralelo para dar continuidad operacional, pero en caso de fiscalización en terreno, se espera que se cuente con el documento presentado en la oficina de partes considerando un tiempo razonable de inicio de la incorporación del relator al sistema. Para el resto de los tipos de programa prima el procedimiento de cada programa para la actualización de dichos antecedentes.

¿Para los otros programas Sence, como Programas Sociales, Programas de Bono no se puede editar la lista de participantes?

Para los tipos de programa que no permiten al OTEC modificar el listado de alumnos/relatores les informo que ahora tienen opción de solicitar al encargado regional del Programa, que autorice el ingreso de relatores y/o alumnos directamente en el LCE, previa validación en los sistemas SENCE del ingreso y correcto estado de los relatores y alumnos.

¿Para lo anterior según pregunta n° 4 que reglas se deben seguir?

Si el OTEC/Empresa da aviso antes de la clase al encargado regional y este lo autoriza para utilizar la opción Agregar alumnos/relatores, podrá realizar el ingreso de los alumnos o relatores y registrar la asistencia en LCE. Si el OTEC no da aviso o no es autorizado por el encargado regional, no podrá utilizar la opción Agregar alumnos/relatores y corresponderá la toma de asistencia en libro físico de esos alumnos.

¿Si se ha rectificado una orden de compra o comunicación y al momento de pasar asistencia no coinciden los asistentes, paso lista en papel?

Sence sube la información a LCE cada 20 minutos primero debemos revisar en LCE si la comunicación(ID Acción) ah sido cargada al sistema, si la nueva inscripción/comunicación fue informada ha ultima hora y aun no figura en LCE para su descarga, deberá tomar asistencia con la "Hoja de Contingencia" y agregar a cada uno de los participantes manualmente, teniendo en mano el comprobante de la comunicación que realizo en caso de una fizcalizacion.

¿Donde registro la actividades del curso, es necesario ingresarlas?

Si, es necesario guardar las actividades que ah realizado en cada bloque de asistencia tal como lo hacía antes con el libro de clases en papel, esto lo puede hacer directamente en el aplicativo de Toma de Asistencia o posteriormente después de haberla informado, podrá agregar/eliminar/editar las actividades en LCE modulo Registro Diario Seleccionando cada bloque.

¿Qué es un Acta Final?

Un Acta Final es la calificacion final para un alumno. Una vez informadas todas las asistencias en el modulo de registro Diario puede agregar las evaluaciones parciales y finales para cada alumno. Luego debe cambiar el estado en Acta Final como Aprobado/Reprobado entre otros, una vez creada el acta no podrá deshacer los cambios.

¿Se puede crear el acta por lote, o es solo alumno por alumno?

Como desee. Se puede crear solo un acta final, como todas de una sola vez, debe tener todas las notas al dia antes de ejecutar.

¿No se pueden modificar las evaluaciones?

Si. Se pueden editar las evaluaciones pero una vez creada el "Acta Final" ya no podrá modificar.

¿Con respecto de los consolidados puedo tomar la asistencia en más de un Pc?

Si. Efectivamente en la versión 2.2 del Aplicativo Toma de Asistencia puede habilitar la opción "Tomar Asistencia en más de un Pc", tendrá que elegir una etiqueta para identificar(A,B,C etc) cada lista/computador. Debe considerar descargar la lista consolidada en cada Pc para la toma de asistencia, todos deben tener la misma hora y misma letra. El relator debe autenticar entrada y salida en cada uno de los PC, los alumnos deben marcar entrada/salida en solo un pc y no cambiarse a otro.

¿Puedo consolidar cualquier curso?

NO. Solo se pueden consolidar aquellos cursos que sean de un mismo programa y tengan el mismo Código Sence.

¿Para que sirve la lengüeta que indica "reporte de cambios"?

Esta es una nueva herramienta que servira para guardar un reporte en archivo Excel de los cambios que ah tenido un curso, solo si ah modificado la lista de relatores o alumno. Debe contar con los permisos otorgados por el Adminsitrador Global.

¿Un relator puede imprimir el archivo de reporte de cambios?

No. Solo lo podran hacer aquellos Administrativos que cuenten con los permisos otorgados por el administrador global, por lo tanto es un opcion que no aparecera para el perfil de relator.